lunes, 13 de diciembre de 2010

5 reglas para administrar eficientemente su tiempo

1. Monitoree como usa actualmente de su tiempo: Si le parece que el día “se le va” muy rápido y le quedan cosas pendientes, trate de crear un registro de sus actividades diarias. Si no tiene una agenda (¿cómo puede ser?) bastará con hacer pequeñas anotaciones en una hoja de papel o, mejor aún si usa su PC todo el día, el text pad de su computadora le será muy útil.
Una vez que ve en que se le va el tiempo, puede identificar y poner su foco en las tareas que le reportan los mayores retornos, tanto personales como financieros.
Comience anotando a que hora se levanta, a qué hora está lista para empezar con el trabajo. ¿Cuánto tiempo se le va en actividades como leer y contestar emails, llamadas telefónicas y trabajo específico?.
2. Calcule cuánto vale su tiempo: “ Time is money, baby” dicen en las películas... Si usted sabe cuánto vale realmente su tiempo, entonces puede tomar mejores decisiones. Si, por ejemplo, su tiempo vale $150 la hora, es mucho mejor negocio contratar a una persona para hacer un trabajo de $35 la hora. De esa forma usted se quedó con $115 por hora para emplearlos en tareas más beneficiosas para su actividad.
Recuerde también de calcular cuántas horas diarias necesita dedicar a actividades facturables (lo que efectivamente puede cobrarle a su cliente) para alcanzar los beneficios deseados. Y también tenga en cuenta cuanto tiempo debe dedicarle diariamente a los nuevos proyectos que mantienen su actividad en movimiento.
3. Arme un cronograma diario o, dicho de otra manera Carpe Diem: No comience su día sin una lista de cosas para hacer. Primero haga una lista de todas las tareas y luego categoricuelas según su importancia. Luego descompónga los proyectos grandes e inmanejables en tareas “realizables”, no sólo serán menos intimidantes sino que le resultarán objetivos fácil de alcanzar.
4. Priorice: ¿Tiene más cosas para hacer que horas tiene el día? Al asignarles prioridades a sus tareas, usted se asegura que está encarando las más importantes. Cree un sistema que funcione para usted.
Hágase las siguientes preguntas (y contéstelas sinceramente):
• ¿Qué tareas deben quedar hechas hoy?
• ¿Cuáles se pueden reprogramar?
• ¿Cuáles pueden ser delegadas a otra persona?
• ¿Cuáles son las que me acercan más a mis objetivos y prioridades?
• ¿Cuáles puedo eliminar sin comprometer mis objetivos?
5. Aprenda a decir NO: ¿cada vez agrega más tareas a su ya interminable lista? No pierda el control de su tiempo. Sea firme y mantenga sus límites personales. Es difícil mantener los límites con los clientes que muchas veces se obnubilan con sus propias necesidades.
• ¿Tengo realmente el tiempo y la energía necesaria para hacer esta tarea extra?
• ¿Qué pasa con este cliente, es bueno para mi actividad?
• ¿Será lucrativa?
• ¿La tarea invade mi tiempo personal?
• ¿Esta tarea es acorde con mi lista de prioridades?

Llamaremos Roba tiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energía. A los Roba tiempos los ubicaremos en nuestro esquema en:
Cuadrante 1: Lo Urgente, No Importante:componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. En mis cursos ejemplifico este cuadrante con una frase habitual entre nosotros: "Me pasé todo el día ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto".
Cuadrante 2: Lo No Urgente, No Importante:actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc . Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Entre los principios generales más importantes que consideramos tenemos:
1. El buen uso del Tiempo exige planear igualmente nuestro futuro mediato (objetivos a largo plazo) y nuestro futuro inmediato (objetivos a mediano y corto plazo).
2. Las tareas que cualquier persona afronta no tienen la misma importancia. El tiempo disponible les debe ser asignado en orden de prioridades.
3. Como nadie tiene el control absoluto de todas las circunstancias y factores, toda programación del tiempo personal debe ser flexible para poder adaptarse a los improvistos.
4. En muchas ocasiones se crea una tensión entre lo urgente y lo importante. La tiranía de lo urgente hace postergar los objetivos más importantes a largo plazo, olvidar las prioridades y responder en exceso a los problemas, como si todos fueran crisis.
5. Hay problemas que tienden a solucionarse por sí solos. El saber identificarlos
Y dejarlos de lado, redunda en un ahorro de tiempo y de energía.
6. El hábito de posponer decisiones y acciones es un modo común de perder no sólo tiempo, sino muchas oportunidades valiosas de todo género.
7. Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El imponerse a sí mismo fecha límite facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y de este modo favorece la eficiencia.
8. Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones y de este modo favorece la eficiencia.
9. Tener los propios objetivos vitales por escrito y revisarlos periódicamente ayuda a mantener la orientación y así economizar tiempo y energía.

REGISTRO DE TIEMPO DIARIO
Fecha:
Objetivos de mi actividad de ese día

Hora Acción Prioridad Comentarios
8:00 - 8:30
8:30 - 9:00
9:00 - 9:30
9:30 - 10:00

1= Importante y urgente
2= Importante y no urgente
3= Urgente y poco importante
4= Mera rutina
5= Pérdida de tiempo

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